Пожарная безопасность в помещениях архивов

Пожарная безопасность в помещениях архивов

Обеспечение мероприятий схоже с комплексом требований и правил, направленных на соблюдение пожарной безопасности в библиотеках и книгохранилищах, но имеет свои особенности как на уровне нормативной документации, так и на практике.

У зданий, помещений архивного хранения документов, согласно таблице 1 СП 12.13130.2009 и статьи 32 ФЗ 123, категория по взрывопожарной опасности – В, класс пожарной опасности по функциональному назначению – Ф 5.2; а библиотеки, книгохранилища относятся к Ф 2.1.

В свою очередь, СП 5.13130.2009 в приложении Б относит архивы и библиотеки с книгохранилищами к одной – 1 группе помещений по опасности развития возгорания, учитывая их функциональное назначение, высокую пожарную нагрузку сгораемых материалов.

• Общая информация
• Программа курса
• Преподаватели
• Формы обучения
• Документ об обучении
• Стоимость обучения
• Место проведения

В рамках курса повышения квалификации будут рассмотрены современные требования, предъявляемые к архивным службам с учётом изменений в законодательно-нормативной базе, даны практические рекомендации по основным функциям деятельности архива:

• прием и систематизация документов архива;
• учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
• создание и ведение научно-справочно го аппарата;
• организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, ведет учет и анализ использования документов;
• проведение экспертизы ценности документов;
• передача документов на постоянное хранение;
• формирование и оформление дел;
• номенклатура дел организации – ее значение, порядок составления и использования;
• разработка нормативных и методических документов по архивному делу и документационном у обеспечению управления.

Развиваемые компетенции: получение и совершенствование знаний в области архивного дела, формирование профессиональных навыков работы в архиве.

Целевая аудитория: обучение ориентировано на руководителей и специалистов архивной службы, службы ДОУ, секретариата, делопроизводителей, архивариусов.

Особенность: практическая направленность. Обучение состоит из теоретической части в виде лекций, ответов эксперта на вопросы участников семинара, обмена практического опыта и выполнения самостоятельных заданий.

ПРОГРАММА КУРСА ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ «ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ: ПРОБЛЕМЫ, ПРАКТИКА, РЕКОМЕНДАЦИИ»

• Нормативно-правовая база в сфере архивного дела.
• Особенности организации архива на предприятиях различных форм собственности.
• Виды архивов и их функции.
• Основные организационные документы архива. Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников. Составление приказа о назначении ответственного за архив. Обязанности, задачи и права архивных работников.
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве. Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел.
• Правила передачи дел в архив организации.
• Осуществление контроля за правильным формированием, хранением, и сдачей дел в архив.
• Правила размещения документов в архивохранилище и условия их хранения.
• Методика поиска документов в архиве: составление пофондовых и постеллажных указателей.
• Оборудование архива, требования к помещениям. Оптимальные условия хранения документов.
• Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива.
• Исполнение запросов в архиве. Требования законодательства к составлению архивных справок, копий, выписок. Оформление архивных справок, архивных копий и выписок из документов: практические рекомендации. Порядок выдачи архивных справок.
• Информационно-справочная и информационно-поисковая работа с документами архива. Использование документов архива. Учет документов архива. Проверка наличия и состояния документов архива.
• Создание экспертных комиссий организации и структурных подразделений. Функции экспертно-проверочной комиссии. Разработка положения об экспертной комиссии организации: задачи, функции, порядок работы.
• Методические подходы к определению ценности документов. Аукционная и денежная оценка документов. Ценность, отражающаяся в сроке хранения. Сроки хранения бумажных и электронных документов.
• Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов.
• Система перечней документов со сроками хранения. Типовые и ведомственные перечни. Перечни организации. Рекомендации ИСО и Международного Совета Архивов по организации экспертизы ценности и установлению сроков хранения бумажных и электронных документов.
• Типы и виды номенклатур дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации. Общие требования к номенклатуре. Методика составления номенклатуры дел. Правила оформления номенклатуры дел. Формулирование заголовков дел. Схема расположения категорий дел. Определение сроков хранения документов. Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел. Правила согласования, подписания, утверждения номенклатуры дел. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел. Взаимодействие с архивом организации и архивными учреждениями.
• Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
• Архив по личному составу: организация и методика работы. Хранение кадровых документов. Электронные документы в отделе кадров.
• Специфика научно-технического документирования. Архив научно-технической документации: проблемы построения работы и комплектования.
• Вопросы передачи документов на хранение в государственные архивы.
• Итоговая аттестация.

ПРЕПОДАВАТЕЛИ

Признанные эксперты отрасли, имеющие большой опыт преподавательской, консультационной, проектной и практической деятельности в сфере управления документами:

Бурова Елена Михайловна

Кандидат исторических наук, заведующий кафедрой “Архивоведение” Историко-архивного института РГГУ, член ученого совета ИАИ, член ЦЭПК Росархива, член редколлегии журнала «Отечественные архивы», член попечительского и методического советов РГАЛИ, председатель учебно-методической комиссии вузов РФ в области историко-архивоведения

Доронина Лариса Алексеевна

Кандидат экономических наук, заведующий кафедры правового обеспечения деятельности и безопасности транспортного комплекса Российского университета транспорта, автор учебных пособий по документоведению, эксперт национальной Ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров

Кузнецов Сергей Львович

Кандидат исторических наук, главный редактор журнала «Делопроизводство», автор книг «Делопроизводство на компьютере», «Кадровое делопроизводство», «Современные технологии ДОУ» и многочисленных публикаций по вопросам автоматизации работы с документами, независимый аналитик при внедрении проектов комплексной автоматизации работы с документами (СЭД/ЕСМ),преподаватель в Высшей школе документоведения РГГУ

Храмцовская Наталья Александровна

Кандидат исторических наук, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», национальный эксперт ИСО, старший преподаватель РАНХиГС, член международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International и Международного Совета Архивов

ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

Выбирайте удобную форму обучения, подходящую именно Вам:

Очное обучение

организуется в небольших группах в наших уютных, оборудованных аудиториях в Москве.
Материал подается максимально доступно, наглядно, с практическими примерами. Живое общение с лектором и коллегами даёт слушателям не только новые знания и идеи, но и импульс к их реализации

Онлайн обучение

слушатель в реальном времени дистанционно присоединяется к группе очного обучения,
видит презентацию, слышит преподавателя, имеет возможность задавать вопросы и получать ответы.
Материалы курса он получает на электронную почту, документ об обучении — почтой России.

Заочное обучение

начать обучение Вы можете в удобное время 24 часа 7 дней в неделю из любой точки мира. Отправляйте заявку на обучение и получайте доступ к личному кабинету на портале дистанционного обучения и личного куратора. Документ об обучении можно забрать лично или получить почтой России

Заочное обучение

Корпоративное обучение

если Вы планируете обучить трёх и более сотрудников, мы готовы организовать его исключительно только для сотрудников Вашей компании в удобное Вам время!
Количество часов обучения и учебный план курса могут быть адаптированы под Ваши пожелания и специфику.
У нас большой опыт организации обучения и доступная ценовая политика.

ВЫДАВАЕМЫЙ ДОКУМЕНТ ПО ОКОНЧАНИЮ ОБУЧЕНИЯ

После успешного прохождения итоговой аттестации в форме тестирования слушателям выдаётся Удостоверение о повышении профессиональной квалификации в твёрдом переплёте, оформленного в соответствии с требованиями законодательства

Все наши слушатели обеспечиваются тщательно подобранным раздаточным материалом, который в дальнейшем они используют в практической деятельности.

Только у нас!: К каждому курсу мы печатаем специальные методические брошюры и записываем для Вас флеш-накопитель со всеми презентациями и формами документов, о которых Вы услышали на курсе (очная форма обучения)

Выпускники наших курсов высоко востребованы на рынке труда.
Мы открыты для сотрудничества с организациями, которым нужен квалифицированный персонал в соответствии с требованиями проф.стандартов. Открытые вакансии направляйте на нашу электронную почту, а мы предложим их нашим успешным выпускникам.

Рекомендованные действия сотрудников во время возгорания

При невозможности предотвратить дальнейшее распространение пламени в архивном помещении нужно эвакуироваться, действуя в соответствии с инструкцией. По возможности необходимо поспособствовать тушению пламени имеющимися средствами. При использовании внутреннего противопожарного водопровода нужно выполнить следующую последовательность действий:

• все электрооборудование отключается от источников питания;
• один человек срывает пломбу, чтобы получить доступ в шкаф, а второй разматывает пожарный рукав;
• после этого сотрудник, находящийся возле шкафа, откручивает вентиль и активирует кнопку насоса, повышающего напор воды, а второй – занимается ликвидацией очага пламени.

Первый человек, обнаруживший возгорание или его первые признаки, обязан вызвать сотрудников службы пожарной охраны, позвонив по номеру 01 или 112, и сообщить диспетчеру свою фамилию, а также указать адрес объекта и место возгорания.

Основные правила работы архивов организаций

Действует архив, как и любое структурное подразделение, на основании специального Положения, утверждаемого руководством. Сотрудники его в своей работе придерживаются собственных должностных инструкций. В Положении, принятом на предприятии, устанавливаются основные правила работы архивов организаций (статус, функционал, мера прав и ответственности и состав необходимой документации). К основным его задачам относится:

1. Укомплектовать архивохранилище документами, состав которых перечисляется в отдельном разделе данного Положения.
2. Вести учет материалов и обеспечивать их сохранность.
3. Разрабатывать к имеющимся документам научно-справочный аппарат.
4. Позволять вести процедуру использования хранимого в архиве материала.

Если в организации имеются документы, которые могут относиться к Архивному фонду РФ, то подготовить и передать их для постоянного хранения в государственное хранилище входит в число внешних задач данного структурного подразделения.

Архив организации: регламентируем работу с архивными документами

В соответствии с существующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище. Четкое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования.

В базовый комплект входят:

• инструкция по делопроизводству;
• положение об архиве (положение о службе ДОУ, если при ней создано архивохранилище), положение об архивной службе или регламент по работе с архивными документами;
• должностные инструкции;
• инструкция по охране труда для архивиста;
• приказ о составе экспертной комиссии;
• положение об экспертной комиссии;
• положения, инструкции и другие документы, устанавливающие отдельные виды работ или разовые мероприятия с архивными документами.

Следует иметь ввиду, что изобретать велосипед не придется: ряд документов (инструкция по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и др.) разработан в типовом варианте Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Эти документы доступны для скачивания из Интернета.

Инструкция по делопроизводству

В первую очередь в организациях должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству. Данный документ регламентирует порядок работы с документами, в том числе определяет правила оперативного хранения документов, устанавливая границу между документом и архивным документом.

Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве (работе с архивными документами).

Положение об архиве

Разрабатывая Положение об архиве (архивной службе, работе с архивными документами) организации, можно взять за основу Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176) или воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Обратите внимание ! Если в организации нет архива, а только архивохранилище, то основные направления его деятельности отражаются в Положении о структурном подразделении, в составе которого оно создано, но во всех случаях целесообразно разрабатывать Положение об архивной службе, работе с архивными документами и т.п.

Итак, Положение об архиве определяет порядок образования архива, его функциональные задачи с учетом специфики деятельности организации и специфики создаваемой ею документации, а также права, обязанности и ответственность работников архива.

В Основных правилах работы архивов организаций сказано, что в зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы ДОУ (как раз чаще всего в форме архивохранилища). Виды создаваемых архивов зависят от компетенций и функций самой организации.

Например, в акционерных обществах, где есть головная организация и ее дочерние предприятия, для хранения архивных фондов иногда создаются объединенные архивы. В данном случае, несмотря на то, что организация и дочки являются самостоятельными юридическими лицами, но между ними имеются соподчиненность, единая сфера деятельности и единство выполняемых задач, экономически выгодно создавать один объединенный архив.

Самым распространенным явлением остается создание архива организации, который может быть архивом одного вида документов: управленческой документации, научно-техническим архивом, архивом электронных документов и т.д.

Иногда в организации создают единый архив, который хранит и управленческую, и научно-техническую документацию, и документы на электронных носителях.

Также встречается такое сочетание: архив хранит научно-техническую документацию, а управленческая документация хранится в структурных подразделениях.

Таким образом, принимая решение о создании архива, в первую очередь мы определяем, какой документальный комплекс у нас есть или что мы собираемся хранить в архиве. В зависимости от этого заполняется первый раздел Положения об архиве, определяющий статус и вид архива, его назначение.

Во втором разделе указывается от кого и какие документы подлежат передаче в архив. Основными источниками поступления документов в архив (источниками комплектования) являются структурные подразделения организации и, крайне редко, другие организации и физические лица.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций структурные подразделения передают в архив документы со сроками хранения «постоянно» и «свыше 10 лет» (что реально означает сроки хранения 15 л., 25 л., 45 л., 50 л.) и документы по личному составу (75 л.).

Однако организация имеет право «понизить» границу между делопроизводственным и архивным хранением документов и установить, что документы со сроком хранения, например, 5 лет также подлежат передаче на архивное хранение.

В последнее время это стало очень распространенным явлением, т.к. связано с тем, что значительная часть первичной бухгалтерской документации имеет срок хранения «5 лет» и многие руководители, обеспокоенные ее сохранностью, требуют от архива своей организации принимать эти документы на хранение.

В этой ситуации в структурных подразделениях на хранение остаются лишь документы со сроками хранения один и три года.

Не запрещено при повышенной ответственности за сохранность документов или при отсутствии достаточного места в подразделениях для хранения документов устанавливать границу на уровне 1 года. В такой ситуации все законченные делопроизводством документы со сроками хранения 1 г., 3 г., 5 л. и 10 л. и т.д. поступают на хранение в архив или архивохранилище организации.

Конечно, при понижении границы между делопроизводственным и архивным хранением в организации обеспечивается лучшая сохранность документов, но при этом соответственно возрастает объем работ по их описанию, ибо все документы передаются в архив только по описям, составленным структурными подразделениями.

Установленная граница между делопроизводственным и архивным хранением документов обязательно прописывается в Инструкции по делопроизводству и в Положении об архиве.

В третьем разделе указываются основные задачи и функции архива (архивной службы). Формулировки можно взять из Основных правил работы архивов организаций.

К основным задачам относятся:

• принятие документов на хранение от структурных подразделений (комплектование) в соответствии видовой принадлежностью документов и сроками хранения, определенными в первом и втором разделах данного положения;
• учет и обеспечение сохранности документов в архиве или архивохранилище;
• создание и ведение справочно-поисковых средств к архивным документам (описи, картотеки, каталоги, историческая справка, базы данных и т.д.);
• организация использования документов, хранящихся в архиве или архивохранилище;
• подготовка и передача документов в государственный или муниципальный архив (для организаций с государственной или муниципальной формой собственности на документы или для организаций с частной формой собственности на документы, но заключивших договор о передаче документов).

Среди функций архива (архивной службы) наряду с функциями, непосредственно вытекающими из вышеперечисленных задач, есть и такие, которые непосредственно ориентированы на службу документационного обеспечения управления, но опосредованно влияют на качество, передаваемых на хранение материалов. Имеются в виду:

• проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях;
• работа по составлению номенклатуры дел организации;
• участие в разработке нормативных и методических документов не только по архивному делу, но и ДОУ.

В четвертом разделе Положения об архиве прописываются права работников архива (архивной службы):

• возможность требовать от структурных подразделений своевременной передачи документов в архив (архивохранилище), при этом в упорядоченном состоянии и обязательно по описи;
• контролировать выполнение работы с документами в структурных подразделениях.

В пятом разделе указывается ответственность работников архива (архивной службы), которую они несут совместно с руководителем организации за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное их уничтожение, нарушение правил использования документов и доступа к ним в соответствии с нормами законодательства.

Напомним, если в организации вместо архива созданы, например, архивно-информационный отдел, отдел корпоративного хранения документов, отдел архивного хранения и использования документов, центр хранения документации, но с такими же функциями, что и в архиве, то Положения об отделе, центре и пр., а также должностные инструкции на специалистов в этих структурах должны иметь «архивное» наполнение.

Должностные инструкции

Работа с персоналом, отвечающим за постановку архивного дела в организации, предполагает, прежде всего, подбор сотрудников в соответствии с квалификацией и деловыми качествами, требования к которым отражены в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 № 338н (зарегистрирован в Минюсте России 28.05.2012 № 24339).

В случае отсутствия в организации архива или архивохранилища, а соответственно заведующего архивом или архивариуса, необходимо предусмотреть, на кого будут возложены обязанности по организации работы с архивными документами и кто будет нести ответственность за этот участок. Чаще всего в таких ситуациях обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ, и это должно найти отражение в его должностной инструкции.

Инструкция по охране труда для архивиста

Инструкцию по охране труда для архивиста разрабатывает служба охраны труда совместно с руководителем архивной службы, но если возникают сложности в ее составлении, то можно обратиться к разделам Основных правил работы архивов организаций, отражающих систему мер обеспечения сохранности документов, требования к помещению архива, режим хранения документов и т.д.

Приказ о составе экспертной комиссии

Приказ о составе экспертной комиссии (ЭК) издается в организации, когда назначается персональный состав или происходит ротация ее членов. Некоторые организации издают данный приказ ежегодно (в начале года), мотивируя это тем, что так удобнее. Но смысла в ежегодном издании указанного приказа нет, так как экспертная комиссия считается постоянно действующей.

В состав ЭК организации рекомендуют включать наиболее квалифицированных работников, в том числе обязательно работника, ответственного за архив. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства, затем в состав комиссии входят лица, ответственные за делопроизводство и архив (последний является и секретарем ЭК). Целесообразно включить в состав ЭК бухгалтера, юриста и других специалистов по основным направлениям деятельности организации. В последнее время все чаще стали включать в состав ЭК представителя кадровой службы, имея в виду важный социальный аспект документов по личному составу и срок их хранения (75 л. ЭПК). Организациям, которые передают свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, целесообразно в состав ЭК включить представителя (своего куратора) этого архива. В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители сторонних организаций.

В небольших организациях, фирмах в состав ЭК включают, как правило, только секретаря, кадровика и бухгалтера.

ЭК в организации должна включать не менее трех человек, при большем количестве членов ее состав должен быть нечетным. Если организация имеет филиалы или отделения, расположенные вне центрального офиса, то в организации может быть образована Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), а в филиалах или отделениях собственные ЭК.

Отношения между ЦЭК организации и ЭК филиалов или отделений строятся в соответствии с правовыми взаимоотношениями между организацией и ее структурами.

1. ЭК отделений или филиалов на своих заседаниях только рассматривает проекты описей дел, номенклатур дел, актов на выделение к уничтожению документов и в установленном порядке направляет их на согласование с ЦЭК организации (центрального офиса).
2. ЭК филиала или отделения и его руководителям предоставлено право на утверждение данных документов без участия ЦЭК организации (головного офиса).

Обе эти позиции имеют право на существование.

Положение об экспертной комиссии

Положение о ЦЭК или ЭК организации — основной правовой документ, определяющий статус этого совещательного органа.

В соответствии со всеми действующими нормативными документами только экспертные комиссии выносят решения по таким важнейшим вопросам, как одобрение актов на выделение к уничтожению документов, номенклатур дел организации, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, предложения об изменении сроков хранения документов.

Без документов, прошедших рассмотрение ЭК, без протоколов об их согласовании или одобрении ни один руководитель не вправе принимать решение по тому или иному вопросу, касающемуся организации работы с архивными документами в организации.

При разработке Положения об ЭК организации можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Особенности хранения архивных материалов требуют размещения их в специально приспособленных помещениях, которые предварительно обследуются представителями различных технических служб.

Пожарная безопасность помещений архива определяется:

1. пределом огнестойкости строительных конструкций;
2. наличием отопительной и вентиляционной систем;
3. прочностью дверей и замков;
4. наличием охранной сигнализации и средств пожаротушения;
5. герметичностью штепсельных розеток.

Архивные помещения отделяются от остальной части здания противопожарной стеной и оборудуются запасным выходом. Внутри них не допускается установка газо- и водопропроводов, выполняется скрытая электропроводка, а общий рубильник выносится наружу.

Требования пожарной безопасности к архивам организации содержат также запрет:

• на отделку стен агрессивными материалами;
• ремонтные работы без специального допуска и применения мер защиты;
• использование нагревательных элементов или открытых источников огня;
• содержание легковоспламеняющихся веществ.

Специальные правила

С учетом ценности хранящейся в них информации установлены Специальные правила пожарной безопасности государственных архивов.

В них прописаны еще более высокие требования к специализированным сооружениям:

1. обеспечение свободного проезда ко всем его запасным выходам и лестницам;
2. доступность подземных гидрантов пожарного водоснабжения в любое время;
3. техническая исправность всех установленных средств противопожарной защиты;
4. организация круглосуточного дежурства на пожарном посту, где находятся системы сигнализации и средства пожаротушения.

Кроме того, нормы пожарной безопасности архива требуют:

• чтобы все деревянные конструкции в здании имели пропитку огнезащитным составом, которая регулярно обновляется;
• обработанные элементы проверялись дважды в год;
• щели или проемы в перегородках, в местах прокладки коммуникаций были заделаны огнезащитными материалами.

Правила хранения документов в архивах

Пожарная безопасность в архиве обеспечивается комплексом мер, включающих:

1. их рациональное размещение;
2. поддержание оптимального светового режима;
3. контроль показателей уровня освещенности, температуры и влажности;
4. оборудование охранной сигнализацией.

Требования пожарной безопасности к архивам регламентируют правила установки стеллажей:

• они должны располагаться под прямым углом к тем стенам, где расположены оконные проемы, и не ближе, чем на 0,75 м;
• находиться на расстоянии минимум 0,5 м — от лампочек и 0,6 м — от пожарных извещателей;
• не касаться наружных стен и радиаторов отопления;
• между стеллажами допускается стандартный проход, равный 0,75 м;
• между рядами должен оставаться главный проход шириной 1,2 м;
• поперечные проходы – иметь ширину не меньше 0,8 м;
• стеллажи должны изготавливаться из металла;
• допускается временное использование деревянных конструкций при условии обработки их огнестойкими составами;
• разрешается установка вспомогательного оборудования в виде металлических шкафов или боксов с перегородками.

Согласно инструкции о мерах пожарной безопасности в архивах, на входе в помещение вывешивается табличка, на которой указаны фамилия ответственного за соблюдение пожарной безопасности сотрудника, а также номер телефона соответствующей службы.

Работники архива должны:

1. пройти противопожарный инструктаж;
2. уметь применять огнетушитель;
3. пользоваться пожарным краном;
4. разбираться в пожарных знаках;
5. знать о месте расположения установок для тушения возгораний.

Системы пожаротушения в архивах

Основная часть хранящихся в архиве материалов выполнена на бумажном или полимерном носителе. Поэтому пожарная безопасность в архиве особенно важна.

Для выбора средств пожаротушения руководствуются критериями:

• эффективности действия;
• безопасности для людей и архивных материалов;
• экологической безопасности;
• стоимости средства.

Все архивные помещения, независимо от их площади, должны быть оснащены автоматическими установками пожаротушения (АУП). Огнетушащее вещество (ОТВ), которое в них используется, должно обладать нейтральным действием по отношению к бумаге и полимерным пленкам, но эффективно справляться с тушением плотных бумажных пачек и пленок.

Эти требования делают неприменимыми:

1. водяные установки, вызывающие набухание бумаги, растворение краски, проникновение процессов разрушения далеко внутрь;
2. порошковые системы, которые, будучи химически активными веществами, вызывают разрушение материалов;
3. аэрозольные – могут стать источником дополнительного очага возгорания, так как на выходе дают высокую температуру.

Оптимальным выбором считаются установки газового пожаротушения. В них используются углекислый газ, аргон, азот, которые безвредны в течение первых минут. Поэтому газовые установки могут использоваться еще до начала эвакуации людей из помещения.

Их отличают и другие преимущества:

• они эффективно справляются даже с тлеющими очагами;
• не наносят вред хранящимся материалам;
• экологически безопасны;
• компактны и доступны по стоимости;
• просты в применении.

Действия сотрудников при пожаре

С сотрудниками архивных служб дважды в год должны проводиться учебные занятия по эвакуации в экстренной ситуации. При возникновении возгорания в здании они должны действовать согласно инструкции по пожарной безопасности в помещении архива, не поддаваясь панике.

После сигнала автоматических звуковых извещателей сотрудники должны выполнить определенный алгоритм действий:

1. отключить электроснабжение в помещениях;
2. сразу же начать эвакуацию.

Сотрудник, обнаруживший признаки возгорания, обязан:

• сразу же сообщить о нем в пожарную службу;
• позвонить сотрудникам охраны; до их прибытия приступить к тушению возгорания, используя имеющиеся средства;
• при сильном воспламенении следует срочно покинуть помещение, используя эвакуационные пути.

Определен и порядок действий должностного лица после прибытия на место пожара:

1. он организует немедленную эвакуацию людей, согласно утвержденному плану;
2. обеспечивает помощь для беспрепятственного подъезда пожарных установок к зданию;
3. руководит действиями по ликвидации пожара до приезда специализированной службы;
4. проводит проверку систем пожаротушения и дымоудаления;
5. организует меры по обеспечению эвакуации и сохранности ценных материалов;
6. проверяет соблюдение мер безопасности в отношении работников, оказывающих помощь в пожаротушении;
7. после прибытия специализированного подразделения должен оказывать помощь в выполнении указаний их руководителя.

Заключение

Несомненно, пожарная безопасность в архиве может быть обеспечена только комплексными мерами. Анализ факторов, повышающих вероятность возникновения пожаров, свидетельствует о недостаточной защищенности архивных помещений и необходимости дальнейших научно-экспериментальных разработок в этой области.

Видео: Пожарные учения в государственном архиве кинофотодокументов

Обстановка в архивных помещениях: правила хранения документов

Для хранения документов в надлежащих условиях строят специальное здание, если нет такой возможности, под хранилище отводят отдельное помещение. Главное условие для второго варианта – предварительная экспертиза пригодности помещения архива с точки зрения пожарной опасности.

Под архивы не отводят:

• старые и ветхие строения;
• помещения, где находятся пищевые продукты, ГСМ, ЛВЖ, иные агрессивные вещества, используемые в химическом производстве;
• неотапливаемые здания;
• сооружения, не отвечающие санитарным нормам.

Согласно с правилами организации хранения, комплектования и учета документов в помещениях устраивают зоны для сотрудников, работы с документами, комнаты для акклиматизации бумаг. В хранилищах оборудуют второй выход. Нельзя отводить под архив помещения:

• не имеющие окон;
• с водопроводной системой;
• с магистральным газопроводом;
• с открытой электропроводкой.

Для отделки стен и дверей используют безопасные материалы.

Минусы электронной системы хранения: сколько стоят архивные документы

Отметим и минусы применения системы ЭДО для ведения архива. Основной — большие вложения, необходимые для покупки ПО и внедрения системы в производство. Плюс для функционирования должным образом часто приходится идти и на апгрейт «железа» — компьютеров на рабочих местах. Но такое масштабное вложение является единоразовым: регулярное сопровождение системы уже не будет столь дорогостоящим. А финансовая экономия благодаря системе окупит инвестиции. Стоимость сопровождения системы зависит от многих факторов: от состояния ИТ-структуры компании до добросовестности сотрудников, выполняющих работы по поддержке. Часто лучше отдать сопровождение системы на аутсорсинг. Чтобы сразу посмотреть, как это и сколько стоит, зайдите в наш раздел, посвященный сопровождению программ на платформе «1С» или, проще, позвоните и получите исчерпывающую консультацию.

Решение затягивать с автоматизацией в сфере хранения документов, увы, неоднозначно. Гораздо эффективнее будет сосредоточиться на выборе хорошего интегратора и поставщика ПО — вот тут грамотный подход действительно позволит сэкономить и средства, и время.

Другой минус — это необходимость обучать сотрудников. Но если учитывать этот пункт с самого начала, риск саботажа сотрудниками новой схемы работы будет минимален. На помощь придут и современные методики геймификации обучения, и опытные преподаватели (тут вернемся к вопросу о выборе компании-интегратора), и включение специалистов в проектную команду, и другие инструменты.

7. Требования к помещению и оборудованию архива учреждения

15. Архив учреждения должен располагаться в отдельном помещении, оборудованном или приспособленном для хранения документов.

16. Помещение архива должно быть изолировано от рабочих комнат сотрудников, лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

17. Помещение архива должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасный выход.

18. В помещении архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в помещение архива.

19. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатываются или пломбируются. Печать или пломба вместе с ключами хранятся в установленном правилами внутреннего трудового распорядка месте.

20. Помещение архива оборудуется охранной сигнализацией, на окна помещения, расположенного на первом этаже, устанавливаются металлические решетки.

21. Световое оборудование (лампочки, светильники) в помещении архива должно быть закрытого типа; не допускается установка в помещении архива распределительных щитов, предохранителей и рубильников.

22. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной сигнализацией и противопожарным оборудованием.

23. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. Для защиты документов от разрушающего воздействия прямых солнечных лучей окна зашториваются или закрашиваются краской.

24. Температурно-влажностный режим хранения документов должен соответствовать следующим параметрам: